社内ホームページ担当者の決め方｜更新体制を小規模企業で作るコツ

ホームページの更新が止まる本当の理由とは？

ホームページの更新が止まる原因は、担当者のやる気や意識の低さではなく、担当と手順が決まっていないことにあります。
多くの小規模企業では、ホームページ担当が総務や営業と兼務になっており、専任で時間を確保できる人がいません。

更新が止まりがちな会社には、次のような共通点が見られます。

• 担当者が兼務で、日常業務に追われて後回しになる
• 何を更新してよいか、更新しなくてよいかの基準がない
• 更新方法が特定の一人にしか分からず、休みや異動で止まる

つまり、人の問題ではなく仕組みの問題として捉え直すことが、更新を継続させる第一歩になります。

担当者の決め方｜一人に抱えさせず「代役」も決める

担当者を決める際は、主担当と代役の二人体制にすることが基本です。一人だけに任せると、その人が休んだり異動したりした瞬間に更新が止まってしまいます。

担当者を選ぶ際の考え方は次の通りです。

1. 主担当は、社内の情報が集まりやすい立場の人(総務・営業事務など)を選ぶ
2. 代役は、別部署でもよいので最低限の操作ができる人を一人用意する
3. 担当者の役割を「情報を集める人」と「サイトに反映する人」に分けてもよい

重要なのは、担当者を決める際に「毎日更新する人」を探さないことです。小規模な会社であれば、月に数回の更新を確実にこなせる体制の方が現実的で続けやすいといえます。

更新する情報の種類と頻度を絞る

更新を続けるためには、更新対象の情報を絞り込むことが欠かせません。あれもこれも発信しようとすると、何から手をつければよいか分からなくなり、結果的に放置につながります。

小規模企業であれば、まず次のような情報に絞って更新ルールを決めるとよいでしょう。

• 営業日・休業日のお知らせ(年末年始・連休前など、決まったタイミングで更新)
• 新着情報・お知らせ(イベントや新サービスなど、発生したときのみ)
• 施工事例・導入事例(月1回程度を目安に、無理のない頻度で)

毎日更新や大量発信を目指す必要はありません。更新を止めないための最低ラインを決め、それを守り続けることの方が、結果的に信頼につながります。

更新手順書を1枚にまとめる

更新作業が属人化する最大の理由は、手順が担当者の頭の中にしか存在しないことです。これを防ぐには、更新手順をA4一枚程度の簡単な資料にまとめておくことが有効です。

手順書に盛り込む内容は、最低限で構いません。

• 管理画面へのログイン方法とURL
• お知らせを投稿する際の操作手順(画面キャプチャ付きが望ましい)
• 公開前に確認すべき項目(誤字・日付・リンク切れなど)

手順書があれば、主担当が不在のときでも代役が同じ手順で作業でき、更新が属人化しにくくなります。

承認フローを軽くする

更新のたびに複数人の確認や承認が必要な体制は、更新が止まる原因の一つになりやすいです。小規模企業であれば、承認の階層はできる限り減らすことが現実的です。

承認フローを見直す際のポイントは次の通りです。

1. お知らせなど軽微な情報は、担当者の判断で公開できるようにする
2. 料金や会社情報など重要な内容のみ、経営者や責任者の確認を挟む
3. 確認は口頭やチャットなど、できるだけ簡易な方法で済ませる

承認の手間が重いほど、担当者は更新を後回しにしがちです。軽く早く公開できる仕組みにしておくことが、継続のコツになります。

制作会社に任せる範囲と社内で行う範囲の線引き

すべてを社内で担おうとすると、かえって更新が止まりやすくなります。社内と制作会社の役割を事前に線引きしておくことが大切です。

一般的な役割分担の目安は次の通りです。

• 社内側:お知らせの投稿、営業日情報の更新など、頻度が高く軽微な作業
• 制作会社側:デザインの修正、新しいページの追加、システム的な変更など

名古屋をはじめとする地域の小規模企業の相談を受けていると、社内でできる範囲を少し広げるだけで更新頻度が安定するケースが少なくありません。制作会社に任せきりにせず、社内で完結できる最低限の更新だけでも自走できる状態を作ることが、長期的な運用の安定につながります。

Q&A

Q. 担当者を決めても更新が続かない場合はどうすればよいですか?

A. 担当者個人の問題ではなく、更新する情報の種類が多すぎたり、手順が複雑になっていたりする可能性があります。まずは更新対象を絞り、手順書を見直すことから始めるとよいでしょう。

Q. 更新頻度はどのくらいが目安になりますか?

A. 業種や目的によって異なりますが、まずは営業日のお知らせなど最低限の情報を止めずに更新できる頻度から始め、無理なく続けられる範囲で徐々に増やしていく考え方が現実的です。

Q. 制作会社に更新作業をすべて任せることはできますか?

A. 可能ですが、頻度が高いお知らせ程度の更新まで依頼すると費用や時間がかかりやすくなります。軽微な更新は社内で、専門的な変更は制作会社でという線引きをしておくと運用しやすくなります。

ホームページの更新は、担当者・更新する情報・手順を決めるだけでも続けやすくなります。自社の体制に合わせた整理が難しい場合は、大和が現状の確認からご一緒します。まずはお気軽にご相談ください。

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