専門用語をわかりやすく伝える文章の書き方

専門用語が多いほど信頼される、は本当か

専門用語を多く使った文章ほど信頼されると考えるのは誤解です。顧客が内容を理解できなければ、その文章は信頼を得る前に読まれるのをやめられてしまいます。専門的な技術やサービスを持つ会社ほど、社内で当たり前に使っている業界用語をそのままホームページや資料に書いてしまう傾向があります。書き手にとっては自然な言葉でも、初めて読む顧客にとっては意味の分からない記号の羅列に見えることがあります。専門用語を使うこと自体は問題ではなく、初めて聞く人にも意味が伝わる補足があるかどうかが分かれ目になります。

なぜ専門知識のある会社ほど伝わらない文章を書いてしまうのか

専門知識が豊富な会社ほど伝わらない文章になりやすいのは、書き手と読み手の知識の差に気づきにくいからです。日常的にその言葉を使っている担当者にとっては、専門用語はもはや特別な言葉ではなく、ごく普通の表現になっています。そのため、説明を省いても「伝わっているはず」と思い込んでしまいます。しかし顧客は次のような状態で文章を読んでいます。

その業界の知識をほとんど持っていない
専門用語を検索して調べる時間や意欲がない
分からない言葉が出た時点で読むのをやめてしまう

ライティングを手がける立場から見ると、伝わらない文章の多くは嘘や誇張ではなく、説明の一手間が抜けているだけであるケースがほとんどです。この一手間を加えるだけで、同じ内容でも伝わり方が大きく変わります。

専門用語をわかりやすく伝える3つの型

専門用語をわかりやすく伝えるには、決まった型に当てはめて言い換えるのが効果的です。ここでは代表的な3つの型をBefore/Afterの例とともに紹介します。

身近なものに例える

専門用語は、読み手がすでに知っているものに例えることで理解しやすくなります。

Before:「当社は冗長化構成によりシステムの可用性を高めています」

After:「当社は冗長化構成(予備の設備を用意しておくこと)により、一つの設備が止まっても他の設備が代わりに動く仕組みで、システムが止まりにくい状態を保っています」

数字や図で示す

抽象的な専門用語は、数字や図に置き換えると具体性が増します。

Before:「高精度な加工技術で高品質な製品をお届けします」

After:「髪の毛の太さ(約0.08mm)よりも細かい単位で寸法を調整する加工技術で、製品を仕上げています」

専門用語の直後に一言で言い換える

専門用語をあえて残しつつ、直後に短い言い換えを添える方法は、専門性と分かりやすさを両立しやすい型です。

Before:「本製品はフェイルセーフ設計を採用しています」

After:「本製品はフェイルセーフ設計(故障が起きても安全な状態を保つ設計)を採用しています」

この3つの型は、専門用語をすべて言い換えるのではなく、用語は残したまま理解の橋渡しとなる一言を添えるという考え方が共通しています。

簡単にしすぎるリスクと正確さのバランス

専門用語を分かりやすくする際に注意したいのは、簡単にしすぎることで重要なニュアンスが失われる危うさです。専門用語には、あえてその言葉でなければ表現できない条件や範囲が含まれていることがあります。たとえば「保証」と「保障」、「対応」と「対策」のように、似た言葉でも意味の重さが異なる場合、安易な言い換えは誤解や後々のトラブルにつながりかねません。

正確さと分かりやすさは対立するものではなく、専門用語を残しながら理解を助ける補足を添えることで両立できます。言い換えを検討する際は、次の点を確認すると安全です。

言い換えた言葉が専門用語の意味の範囲とずれていないか
契約や仕様に関わる重要な条件を省略していないか
専門用語自体は残し、補足だけを加える方法で十分ではないか

Q&A

Q. すべての専門用語を言い換える必要はありますか。
A. すべてを言い換える必要はありません。読み手にとって初見と思われる用語や、理解が誤解につながりやすい用語を優先的に補足するという考え方が現実的です。

Q. 社内チェックだけで分かりやすさは確認できますか。
A. 社内の人間はすでに専門知識を持っているため、分かりやすさの確認には限界があります。業界に詳しくない第三者に読んでもらい、意味が伝わるかを確認する方法が有効です。

まとめ

専門用語が多いほど信頼されるという考え方は、顧客視点で見ると成立しにくい前提です。専門知識のある会社ほど、社内の当たり前の言葉をそのまま使ってしまい、顧客に内容が伝わらないという逆説的な状況に陥りがちです。専門用語を使うこと自体は問題ではなく、身近なものに例える、数字や図で示す、専門用語の直後に一言で言い換えるという型を使い、正確さを保ちながら分かりやすさを添えられるかどうかが伝わる文章とそうでない文章の分かれ目になります。自社の資料やホームページを見直す際は、専門用語をすべて削るのではなく、初めて読む顧客の目線で「補足があるか」を確認することから始めてみてください。

自社の技術やサービスを正確に、かつわかりやすく伝える文章作りでお悩みなら、大和にご相談ください。専門知識を持つ企業だからこそぶつかる「伝わらない」を、一緒に整理し、顧客に響く表現へ磨き直します。

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